介護施設のケア企画会議・サービス担当者会議運営 完全ガイド【2026年版・開催頻度/議事録/評価再計画】

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本記事は、居宅介護支援事業所・地域包括支援センター・介護保険施設におけるケア企画会議（サービス担当者会議）の運営について、介護保険法・厚生労働省の公開情報をもとに整理した内容です。会議の進め方や記録の考え方を扱うものであり、個別利用者のケアプラン内容や医療的判断そのものを提示・代替するものではありません。実際の運用は、担当の介護支援専門員（ケアマネジャー）の判断、主治医・看護職員による医学的な評価、各事業所の運営規程に基づいて行ってください。

サービス担当者会議は、居宅サービス計画（ケアプラン）の原案について、利用者・家族・各サービス担当者が一堂に会し、専門的な立場からの意見を交換しながら方針をすり合わせる場として、介護保険制度の運営基準に位置づけられています。一方で現場では、「医師や看護師のスケジュールが合わずいつ開催すればよいか」「遠方に住む家族の意向をどう確認するか」「認知症のある利用者本人にどう参加してもらうか」といった実務上の悩みが積み重なりやすい領域です。本記事は、居宅介護支援事業所の管理者・介護支援専門員・地域包括支援センター職員など、ケア企画会議の運営を担う立場の方を主な読者と想定し、公開情報をもとに運営の考え方を整理します。

この記事で分かること

• サービス担当者会議の義務要件と法的根拠
• 会議を開催すべきタイミングと頻度の考え方
• ケアマネジャー・医師・看護師・介護福祉士・リハビリ職・家族それぞれの参加の意義
• 議事録の記録項目と保存の実務
• 短期目標の見直しと利用者・家族の意向確認の進め方
• 新規サービス追加・複合サービス連携を検討する際の会議運営
• 認知症のある利用者・看取り期の利用者への対応の工夫
• オンライン会議の活用と欠席時の代替対応
• 評価とケアプラン再計画のサイクル
• 運営担当者が確認しておきたいFAQ

1. サービス担当者会議とは何か（法的根拠・義務要件）

介護保険制度は、要介護状態となっても利用者が有する能力に応じて自立した日常生活を営めるよう支援することを基本理念としており（厚生労働省「介護保険制度の概要」）、指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準では、介護支援専門員（ケアマネジャー）がケアプランの原案を作成した際などにサービス担当者会議を開催し、利用者の状況等に関する情報を担当者と共有するとともに、専門的な見地からの意見を求めることが業務として位置づけられています（厚生労働省「指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準」、e-Gov法令検索「介護保険法」）。

この会議はサービス担当者会議として制度上位置づけられており、単なる情報連絡の場ではなく、各担当者の専門的な意見をケアプランに反映させるための合議の場として設計されています。運営基準上は、開催が困難なやむを得ない事情がある場合に限り、担当者に対する照会等により専門的な意見を求めることで代替できる旨も規定されており、恒常的に開催を省略してよいという趣旨ではありません。実務では、会議を開催したのか、照会で代替したのか、その判断根拠を記録に残しておくことが基本的な運用姿勢になります。

2. 開催すべきタイミングと頻度

サービス担当者会議は、居宅サービス計画の原案を作成したとき、要介護更新認定を受けたとき、要介護状態区分の変更認定を受けたときなどに開催することが運営基準上の考え方として位置づけられています。これらに加えて、入院・退院、転倒、状態の急な悪化、家族状況の変化など、利用者の心身状況に大きな変化があった場合には、区切りのタイミングを待たずに臨時で開催することが望ましいとされています。開催のタイミングを逃すと、サービス内容が利用者の実際の状態と乖離したまま提供され続けるリスクが高まるため、状態変化の情報をケアマネジャーが早期に把握できる体制づくりも合わせて重要になります。

頻度については、法令上一律の開催回数が定められているわけではありません。居宅介護支援では原則月1回程度のモニタリング（訪問・面接）が別途の要件として位置づけられていますが、サービス担当者会議そのものは、上記のようなタイミングごとに随時開催するという考え方が基本です。開催間隔が長く空きすぎると、担当者間の情報共有にズレが生じやすくなるため、事業所内で「状態変化から会議開催までの目安期間」といった運用ルールをあらかじめ定めておくと、担当者ごとの判断のばらつきを抑えやすくなります。

3. 参加者の役割と招集の実務（ケアマネ／医師／看護師／介護福祉士／リハ職／家族）

医療職の参加調整（医師・看護師）

主治医の会議出席は、診療スケジュールとの調整が難しい場面が少なくありません。この場合、主治医意見書の内容を踏まえたうえで、電話や文書による照会で医学的な留意点を確認し、その内容を議事録に反映させる運用が広く行われています。訪問看護を利用している利用者であれば、看護師が会議に参加し、日々のバイタルや医療的な観察情報を共有することで、医療面の視点を補う役割を担うことも少なくありません。医療職の参加形態は利用者ごとに異なるため、誰にどの方法で意見を求めるかを事前に整理しておくことが招集の実務上のポイントです。

介護福祉士・リハビリ職・家族の参加

日々の介護を担う介護福祉士やホームヘルパーは、生活場面での具体的な観察情報を会議に持ち寄る立場にあります。理学療法士・作業療法士・言語聴覚士といったリハビリ職が関わっている場合は、機能訓練の進捗や生活動作への影響についての専門的な情報が加わり、目標設定の精度を高める材料になります。家族の参加は、利用者本人の意向確認、生活歴の共有、介護負担の実情把握という点で欠かせません。遠方に住む家族等、当日の参加が難しい場合は、後述するオンライン参加や事前の電話ヒアリングといった代替手段を組み合わせることが実務上の対応になります。

4. 議事録の記録と管理

サービス担当者会議の記録は、運営基準上、居宅介護支援に関する記録として整備・保存が求められます。会議録には、開催日時・場所・参加者、検討した議題、各担当者から出された専門的意見、決定事項、次回開催予定などを整理して残す運用が基本です。開催できず照会で代替した場合は、照会先・照会方法・得られた意見の内容と合わせて、なぜ開催が困難だったのかという経緯も記録に残しておくことで、後から運用の妥当性を確認しやすくなります。

保存期間は、運営基準に基づき、当該居宅サービス計画等の記録の完結の日から原則2年間とされていますが、自治体の条例により延長される場合があります（厚生労働省「指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準」）。記録の管理方法は、紙媒体のファイリングと介護記録ソフト・クラウド型システムの活用の両方が実務上見られますが、いずれの方式でも次回会議の際に過去の議事録をすぐ参照できる状態にしておくことが、評価のサイクルを回しやすくする土台になります。

5. 短期目標の見直しと利用者・家族の意向確認

短期目標は、達成状況を客観的に確認できる表現で設定しておくことが、会議の場での見直しをしやすくする前提になります。「できるだけ元気に過ごす」といった抽象的な表現ではなく、「歩行器を使って施設内の廊下を移動できる」のように方法・場所・程度が伝わる書き方にしておくと、前回会議からの進捗を担当者間で共有しやすくなります。会議では、目標が達成できたか、達成できなかった場合は何が要因だったかを担当者それぞれの視点から出し合い、次の目標設定につなげていくプロセスが中心になります。

意向確認は、本人の言葉に近い表現を尊重しながら、家族の意向とのすり合わせを行う対話のプロセスとして位置づけることが実務上のポイントです。本人と家族の意向が食い違う場面（在宅継続を希望する本人と、施設入所を検討したい家族など）では、どちらか一方の意向だけを採用するのではなく、双方の意向とその背景にある事情を議事録に残し、次回以降の会議でも継続的に対話を重ねていく姿勢が求められます。意向は時間とともに変化しうるため、一度確認して終わりにせず、状態変化のタイミングごとに繰り返し確認することが基本です。

6. 新規サービス追加・複合サービス連携の検討

利用者の状態変化により、訪問看護・福祉用具貸与・通所リハビリテーションなど新規サービスの追加を検討する場合、会議の場でその必要性、想定される頻度、利用者・家族の費用負担への影響を共有し、合意形成を図ることが基本の進め方です。新規サービスの追加は既存の担当者の業務範囲にも影響するため、意見を聴取しながらサービス全体のバランスを踏まえて検討する必要があります。

訪問介護・訪問看護・通所系サービスを組み合わせる複合サービス連携や、看護小規模多機能型居宅介護のように一つの事業所が複数機能を担う仕組みを利用している場合は、サービス間の役割分担と情報共有の頻度を会議で明確にしておくことが重要です。地域包括ケアシステムの考え方では、医療と介護を含む多様な主体が連携し、利用者の生活を地域全体で支えることが目指されており（厚生労働省「地域包括ケアシステム」）、サービス担当者会議はこの連携を具体化する実務上の場の一つと位置づけられます。

7. 認知症のある利用者・看取り期利用者への対応の工夫

認知症のある利用者本人の参加

認知症のある利用者本人が会議に参加する場合は、理解度や体調に応じて、本人が安心できる時間帯・環境を選び、平易な言葉で区切りながら説明する配慮が求められます。長時間の参加が本人の負担になる場合は、本人が同席する時間を短く区切り、専門的な意見交換は本人退席後に行うといった工夫も実務上見られます。本人が言葉で意向を表現しづらい場合でも、表情や反応の変化から意思を推測し、本人の意向を反映させる姿勢が重要です。認知症施策の考え方は厚生労働省が整理しています（厚生労働省「認知症施策」）。

看取り期における会議運営

看取り期に入った利用者では、本人・家族の意向や急変時の対応方針を短い間隔で繰り返し確認する必要が高まるため、会議の開催頻度を通常より高め、医療職の参加割合を増やす運用が一般的です。厚生労働省の「人生の最終段階における医療・ケアの決定プロセスに関するガイドライン」は、本人・家族等と医療・ケアチームが話し合いを繰り返す意思決定支援のプロセスを示しており（厚生労働省「人生の最終段階における医療・ケアの決定プロセスに関するガイドライン」）、この考え方はサービス担当者会議の運営とも重なります。厚生労働省は2018年にACP（アドバンス・ケア・プランニング）の愛称として「人生会議」を選定しています（厚生労働省「人生会議（ACP）に関する情報」）。意向は状態や心境の変化に応じて揺れ動くため、会議のたびに確認し直す運営が求められます。

8. オンライン会議の活用と欠席時の対応・評価と再計画のサイクル

オンライン会議（ICT活用）の実務

情報通信機器を用いたサービス担当者会議への参加については、対面と同等に扱えるよう要件が段階的に整理されてきており、参加者の本人確認、通信の暗号化、記録の保存、利用者・家族の同意確認などを一連の運用手順として整備することが基本になります。関連する取扱いは厚生労働省の「介護保険最新情報」で随時通知されており（厚生労働省「介護保険最新情報」）、最新の通知内容を確認しながら運用することが前提です。オンライン会議は、遠方の家族や日程調整が難しい医療職の参加を実現しやすくする一方、通信環境への配慮や発言のタイミング調整など、対面とは異なる進行上の工夫も必要になります。

欠席時の代替対応

やむを得ず欠席する担当者がいる場合は、事前に照会シートを送付して意見を求め、会議当日にその内容を代読・共有する運用が実務上広く行われています。欠席の経緯、照会の方法、得られた意見の内容は、開催した会議の議事録と合わせて記録に残しておくことで、後から運用の妥当性を振り返りやすくなります。欠席が続く担当者がいる場合は、招集方法自体を見直すきっかけとして扱うことも実務上の工夫です。

評価とケアプラン再計画のサイクル

月次のモニタリング（訪問・面接）で把握した利用者の状況変化を踏まえ、次回のサービス担当者会議で短期目標の達成度を評価し、必要に応じてケアプランの原案を修正する循環を継続的に回していくことが、ケア企画会議運営の中心的な考え方です。このサイクルを会議の場で明示的に確認する運用を定着させることで、情報共有の形骸化を防ぎ、状態変化に応じた柔軟なサービス調整につながります。

9. よくある質問（FAQ）

Q1. サービス担当者会議は、開催せず電話等の照会だけで済ませてもよいですか？

A. 運営基準上、開催が困難なやむを得ない事情がある場合に限り、担当者への照会等により専門的な意見を求めることで代替できるとされています。恒常的に開催を省略してよいという趣旨ではなく、なぜ開催が困難だったのかという判断根拠を記録に残しておくことが実務上の前提です。

Q2. 主治医が会議に出席できない場合、どのように意見を反映すればよいですか？

A. 主治医意見書の内容を踏まえたうえで、電話や文書による照会で医学的な留意点を確認し、会議の議事録にその内容を記載する運用が広く行われています。訪問看護を利用している場合は、看護師が医療面を補う役割を担うこともあります。

Q3. 遠方に住む家族の意向は、どのように確認すればよいですか？

A. オンライン会議への参加、電話での事前ヒアリング、書面でのアンケートなど、複数の手段を組み合わせて確認する方法が実務上用いられています。確認した内容は議事録に反映し、本人の意向とのすり合わせを行うことが基本です。

Q4. 認知症のある利用者本人は、会議にどの程度参加してもらうべきですか？

A. 理解度や体調に応じて、本人が安心して参加できる時間帯・環境を選び、平易な言葉で説明する配慮が求められます。長時間の参加が負担になる場合は、本人が関わる時間を短く区切り、専門的な意見交換は別の時間に行うといった工夫も実務上見られます。

Q5. 看取り期に入った利用者の会議は、通常と何が異なりますか？

A. 本人・家族の意向や急変時の対応方針を短い間隔で繰り返し確認する必要が高まるため、開催頻度を高め、医療職の参加割合を増やす運用が一般的です。人生の最終段階における医療・ケアの決定プロセスに関するガイドラインで示される、話し合いを繰り返す姿勢が土台になります。

Q6. サービス担当者会議の記録は、どのくらいの期間保存する必要がありますか？

A. 運営基準では、居宅サービス計画等の記録の完結の日から原則2年間の保存が示されています。自治体の条例により保存期間が延長されている場合もあるため、事業所所在地の自治体の運用もあわせて確認しておくことが実務上のポイントです。

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10. 出典・参考資料

• 厚生労働省「介護保険制度の概要」 https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/hukushi_kaigo/kaigo_koureisha/gaiyo/index.html （取得日：2026-09-19）
• 厚生労働省「指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準」 https://www.mhlw.go.jp/web/t_doc?dataId=82998000&dataType=0&pageNo=1 （取得日：2026-09-19）
• e-Gov法令検索「介護保険法」 https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=409AC0000000123 （取得日：2026-09-19）
• 厚生労働省「地域包括ケアシステム」 https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/hukushi_kaigo/kaigo_koureisha/chiiki-houkatsu/ （取得日：2026-09-19）
• 厚生労働省「人生の最終段階における医療・ケアの決定プロセスに関するガイドライン」 https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000196543.html （取得日：2026-09-19）
• 厚生労働省「人生会議（ACP：アドバンス・ケア・プランニング）に関する情報」 https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_02783.html （取得日：2026-09-19）
• 厚生労働省「認知症施策」 https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000076236.html （取得日：2026-09-19）
• 厚生労働省「介護保険最新情報」 https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000111717_00003.html （取得日：2026-09-19）

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【免責事項】本記事は介護保険法・厚生労働省等の公開情報をもとに、介護施設・居宅介護支援事業所におけるケア企画会議（サービス担当者会議）の運営の考え方を整理することを目的としており、個別利用者のケアプラン内容や医療的判断を保証するものではありません。実際の会議運営は、担当の介護支援専門員の判断や各事業所の運営規程に従って行ってください。法令・基準は改定される場合があるため、最新の公式情報をあわせてご確認ください。本記事の情報利用によって生じた損害について、mitoru編集部は責任を負いません。

最終更新日：2026年9月19日｜編集方針

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