📅最終更新：2026-05-26
- 厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第6.0版」https://www.mhlw.go.jp/stf/shingi/0000516275_00006.html （参照日: 2024-04-28）
- 経済産業省「IT導入補助金2024」https://www.it-hojo.jp/ （参照日: 2024-04-28）
- 日本医師会「日医標準レセプトソフト（ORCA）」https://www.orca.med.or.jp/ （参照日: 2024-04-28）
- JAHIS（保健医療福祉情報システム工業会）https://www.jahis.jp/ （参照日: 2024-04-28）
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MEDIS-DC（医療情報システム開発センター）「SS-MIX2」
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※本記事には広告（PR）が含まれます。mitoru編集部は公開情報を整理して比較・解説しており、表示順位や評価は広告主からの依頼ではなく編集部の独自判断によります。
医療機関における患者管理は、単に患者情報を記録するだけでなく、予約から診療、会計、そして次回の受診まで、一連の患者体験を円滑に進める上で不可欠な要素です。デジタル化が進む現代において、効率的かつ質の高い医療サービスを提供するためには、患者管理に関する専門用語を理解し、適切なシステムを導入することが重要となります。 本記事では、医療機関の院長や事務長の方々が、患者管理システムの選定や導入を検討する際に役立つ主要な用語を解説します。患者の待ち時間短縮や初診取得の効率化といった課題解決に繋がる情報を、多角的な視点から整理しました。この記事で分かること
- 患者管理の基本的な概念と重要性
- 予約システム、WEB問診、自動精算機など、主要な患者管理関連システムの用語解説
- 自院の課題に合わせたシステム選定のポイント
- システム導入における失敗事例とその対策
患者管理とは
患者管理とは、医療機関が患者の情報を一元的に管理し、診療予約、受付、問診、診療、会計、次回来院の案内といった一連のプロセスを円滑に進めるための活動全般を指します。その目的は、患者への質の高い医療サービスの提供、医療スタッフの業務負担軽減、そして医療機関の経営効率向上にあります。 現代の医療現場では、少子高齢化による患者層の変化、医療費抑制の動き、そして医療DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進など、多くの変化に直面しています。このような状況下で、紙ベースの管理では限界があり、デジタル技術を活用した患者管理システムの導入が不可欠となっています。適切なシステムを導入することで、患者の待ち時間短縮や、初診患者の獲得効率化、再診率の向上など、具体的なメリットを享受できるようになります。[PR]
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患者管理システムを理解するための主要用語
患者管理に関するシステムや機能には多様なものがあります。ここでは、特に医療機関の業務効率化や患者満足度向上に貢献する主要な用語を解説します。予約システム
患者がスマートフォンやPCから、24時間いつでも診療予約を行えるシステムです。電話予約の負担軽減、患者の待ち時間短縮、予約枠の効率的な管理に貢献します。オンライン診療の予約にも対応するものが増えています。WEB問診システム
来院前に患者が自宅などで問診票に回答できるシステムです。紙の問診票記入の手間を省き、受付での滞留時間を短縮します。また、事前に詳細な情報を得られるため、診療の質向上にも繋がります。回答内容は電子カルテに連携できるものが多く、転記作業の削減にも貢献します。電子カルテ
従来の紙カルテを電子化したもので、患者の診療記録、検査結果、処方情報などをデジタルデータとして一元管理するシステムです。患者管理システムの核となる存在であり、予約・問診・会計システムなどとの連携により、シームレスな情報共有と業務効率化を実現します。レセプトコンピューター（レセコン）
診療報酬明細書（レセプト）を作成するためのコンピューターシステムです。電子カルテと連携することで、診療内容から自動的にレセプトを作成し、請求業務の効率化と正確性向上に寄与します。オンライン資格確認
患者のマイナンバーカード（マイナ保険証）や健康保険証を用いて、医療機関がオンラインで患者の健康保険資格をリアルタイムに確認できる仕組みです。受付業務の効率化、医療費の過誤請求防止、患者情報の正確性確保に貢献します。自動精算機
患者が自分で診療費の支払いを行うことができる機器です。受付での会計待ち時間を短縮し、スタッフの会計業務負担を軽減します。現金だけでなく、キャッシュレス決済にも対応するものが一般的です。キャッシュレス決済
現金以外の方法で支払いを行うことです。クレジットカード、デビットカード、電子マネー、QRコード決済などが含まれます。自動精算機と連携することで、会計業務の効率化、現金の管理負担軽減、患者利便性の向上に繋がります。リマインダー機能
予約日時が近づいた際に、患者に自動で通知（SMSやメールなど）を送る機能です。予約忘れによる無断キャンセルを減らし、診療の機会損失を防ぎます。再診誘導（リコール）システム
定期的な受診が必要な患者や、一定期間来院のない患者に対し、自動で受診を促す通知を送るシステムです。患者の健康管理をサポートするとともに、医療機関の再診率向上に貢献します。患者ポータル
患者が自身の診療情報（予約履歴、検査結果、処方薬情報など）をオンラインで確認できる専用ウェブサイトやアプリです。患者の医療への主体的な参加を促し、利便性を高めます。SS-MIX2
厚生労働省が策定した、医療情報交換のための標準規格です。異なる医療機関やシステム間で患者情報を安全かつ円滑に共有するための基盤となります。ORCA（日医標準レセプトソフト）
日本医師会が提供する、レセプト作成機能を核とした医事会計システムです。多くの医療機関で利用されており、他の患者管理システムとの連携も進んでいます。CRM（顧客関係管理）としての患者管理
医療機関におけるCRMとは、患者一人ひとりの情報を詳細に管理し、個別のニーズに応じたきめ細やかなサービスを提供することで、患者との良好な関係を構築・維持する考え方です。再診誘導や患者満足度向上に繋がります。待ち時間表示システム
現在の待ち人数や、おおよその待ち時間を院内モニターやウェブサイトで表示するシステムです。患者の不安を軽減し、待ち時間の不満を和らげる効果があります。セルフチェックイン
来院した患者が、受付スタッフを介さずに自分で来院受付を完了できるシステムです。タブレット端末や専用端末を利用し、受付業務の混雑緩和に貢献します。クラウド型/オンプレミス型
システムの提供形態を指します。クラウド型はインターネット経由でサービスを利用し、自院にサーバーを設置する必要がありません。オンプレミス型は自院内にサーバーを設置し、システムを構築・運用します。近年は初期費用や運用負担が少ないクラウド型SaaSが主流です。SaaS（Software as a Service）
インターネットを通じてソフトウェアをサービスとして利用する形態です。クラウド型システムの一種であり、月額利用料を支払うことで常に最新の機能を利用でき、自院でのメンテナンス負担が少ないのが特徴です。
患者管理システムの選定基準
多種多様な患者管理システムの中から、貴院に最適なものを選ぶためには、いくつかの重要な基準を考慮する必要があります。導入目的の明確化
まず、システム導入によって何を解決したいのかを明確にすることが重要です。例えば、「患者の待ち時間を短縮したい」「受付業務の負担を軽減したい」「初診患者を増やしたい」など、具体的な課題を洗い出しましょう。この目的が明確であれば、必要な機能や優先順位が定まります。既存システムとの連携性
現在利用している電子カルテやレセプトコンピューター（レセコン）と、導入を検討している患者管理システムがスムーズに連携できるかは非常に重要なポイントです。連携が不十分だと、情報の二重入力が発生したり、業務フローが複雑になったりする可能性があります。SS-MIX2などの標準規格に対応しているかなども確認すると良いでしょう。操作性・使いやすさ
医療スタッフが日常的に使用するシステムであるため、直感的で分かりやすい操作性は不可欠です。導入前にデモや無料トライアルを活用し、実際にスタッフが操作して使用感を確かめることを推奨します。費用対効果
初期費用、月額利用料、オプション費用、サポート費用など、導入から運用にかかる総コストを把握しましょう。その上で、導入によって得られる業務効率化、患者満足度向上、経営改善といったメリットがコストに見合うかを慎重に評価することが大切です。サポート体制
システム導入後のトラブル対応や、操作方法に関する問い合わせに対するベンダーのサポート体制は非常に重要です。電話、メール、オンラインチャットなど、どのようなサポートが提供されるか、対応時間や範囲を確認しておきましょう。セキュリティ
患者の個人情報や医療情報を扱うため、セキュリティ対策は最も重視すべき項目の一つです。データの暗号化、アクセス制限、バックアップ体制、プライバシーマークやISMSなどの認証取得状況を確認し、信頼できるベンダーを選びましょう。機能性
予約システム、WEB問診、自動精算、リマインダー、再診誘導など、貴院が必要とする機能が網羅されているかを確認します。将来的な機能拡張性や、カスタマイズの柔軟性も考慮に入れると良いでしょう。主要な患者管理関連システムの種類と特徴
患者管理を効率化するためのシステムは、その機能や連携範囲によっていくつかの種類に分けられます。予約システム単体
オンラインでの予約受付と管理に特化したシステムです。患者はウェブサイトやアプリから24時間いつでも予約でき、医療機関は予約状況を一元管理できます。電話対応の削減や、無断キャンセルの抑制に効果的です。多くの製品が、予約と同時にWEB問診への誘導や、リマインダー機能を提供しています。WEB問診システム単体
来院前の問診票記入をデジタル化するシステムです。患者は自身のスマートフォンやPCから、事前に問診に回答できます。受付での滞在時間短縮、問診内容の電子カルテへの自動連携による転記作業の削減、そして診療前の情報収集の質向上に貢献します。受付・精算システム統合型
来院受付から会計までの一連の業務をサポートするシステムです。セルフチェックイン機能や自動精算機、キャッシュレス決済機能などが含まれます。患者の待ち時間短縮、受付スタッフの業務負担軽減、会計業務の正確性向上に役立ちます。電子カルテやレセコンとの連携により、よりスムーズな運用が可能です。電子カルテ連携型
予約、問診、受付、精算といった患者管理の各機能が電子カルテと密接に連携しているシステムです。患者情報が一元管理され、各システム間で情報が自動的に共有されるため、手入力によるミスや二度手間を大幅に削減できます。診療の質の向上と、医療スタッフの業務効率化に最も貢献する形態と言えるでしょう。クラウド型SaaSのメリット・デメリット
近年主流となっているクラウド型SaaSの患者管理システムは、初期費用が抑えられる、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能、システムのアップデートやメンテナンスはベンダーが行うため運用負担が少ない、といったメリットがあります。一方で、インターネット接続が必須であることや、カスタマイズの自由度がオンプレミス型に比べて低い場合があるといった側面も考慮が必要です。各システムの連携によるメリット
単一のシステムを導入するだけでも効果は期待できますが、予約システム、WEB問診、電子カルテ、レセコン、自動精算機などを連携させることで、患者管理全体のプロセスがよりスムーズになります。例えば、予約情報から自動で問診票が送られ、回答内容が電子カルテに反映され、診療後に自動で会計が行われる、といった一貫した患者体験と業務フローを構築できます。これにより、患者満足度と業務効率の両方を高めることが可能です。
【課題別】患者管理システム導入のポイント
貴院が抱える具体的な課題に応じて、患者管理システムの導入において特に注力すべきポイントは異なります。患者の待ち時間短縮を目指す場合
患者の待ち時間短縮は、患者満足度向上に直結する重要な課題です。この課題解決には、以下のシステムが有効です。- 予約システム：オンライン予約を導入することで、患者は自宅などから都合の良い時間に予約でき、来院時の受付手続きをスムーズに開始できます。
- WEB問診システム：来院前に問診を済ませることで、受付での問診票記入時間を削減し、診療までの時間を短縮します。
- 自動精算機：会計業務を患者自身が行うことで、受付窓口の混雑を緩和し、会計待ち時間を大幅に削減します。キャッシュレス決済対応の有無も確認しましょう。
- 待ち時間表示システム：院内モニターやウェブサイトでリアルタイムの待ち状況を表示し、患者の不安を軽減します。
初診患者の獲得・効率化を目指す場合
新規患者の獲得と、初診時のスムーズな受け入れは、医療機関の成長に不可欠です。- オンライン予約システム：24時間いつでも予約可能な環境を提供することで、患者が受診しやすい機会を増やし、初診患者の取りこぼしを防ぎます。
- WEB問診システム：初診患者が来院前に自身の症状や既往歴を詳細に記入できるため、診療前の情報収集が効率化され、スムーズな診療導入に繋がります。
- 情報発信機能：システムによっては、貴院のウェブサイトと連携し、診療内容や専門性をアピールできる機能も備わっています。
受付業務の負担軽減を目指す場合
受付スタッフの業務負担軽減は、医療サービスの質を維持・向上させる上で重要です。- 自動精算機：会計業務の大部分を自動化し、スタッフが現金管理やレジ締め作業にかける時間を削減します。
- セルフチェックインシステム：患者自身が来院受付を行うことで、受付スタッフはより複雑な業務や患者対応に集中できるようになります。
- WEB問診システム：問診票の配布・回収・データ入力といった手間を削減し、スタッフの業務効率を向上させます。
- オンライン資格確認：保険証情報の確認作業を効率化し、入力ミスのリスクを低減します。
経営効率化・データ活用を目指す場合
長期的な視点で医療機関を運営するためには、経営効率化とデータに基づいた意思決定が不可欠です。- 電子カルテ連携：予約、問診、診療、会計のデータが一元化されることで、経営状況の分析や診療実績の把握が容易になります。
- CRM機能を持つ患者管理システム：患者の受診履歴や特性を分析し、再診誘導や健康指導に役立てることで、リピート率向上や患者エンゲージメント強化に繋がります。
- データ分析機能：患者数、診療単価、キャンセル率などのデータを可視化し、経営戦略の立案に活用できます。
患者管理システム導入における失敗事例と対策
患者管理システムの導入は多くのメリットをもたらしますが、計画や運用を誤ると期待通りの効果が得られないこともあります。ここでは、よくある失敗事例とその対策について解説します。連携不足による業務の二度手間
**失敗事例**: 新しい予約システムを導入したものの、電子カルテやレセコンとの連携が不十分で、予約情報を手動で電子カルテに入力し直す必要が生じ、かえって業務負担が増加した。 **対策**: システム選定の段階で、既存の基幹システム（電子カルテ、レセコンなど）との連携機能が充実しているか、API連携やSS-MIX2などの標準規格に対応しているかを漏れなく確認しましょう。導入前に、実際の業務フローにおいて情報がどのように連携されるかを具体的にシミュレーションし、ベンダーに確認することが重要です。操作性が悪くスタッフが使いこなせない
**失敗事例**: 最新の多機能なシステムを導入したが、操作が複雑で、医療スタッフがシステムの機能を十分に使いこなせず、結局一部の機能しか利用されなかったり、従来の運用に戻ってしまったりした。 **対策**: システムの機能性だけでなく、操作のしやすさ、インターフェースの分かりやすさを重視しましょう。導入前にデモや無料トライアルを活用し、実際に複数のスタッフに操作してもらい、意見を収集することが有効です。また、導入後の研修やマニュアル整備、ベンダーによるサポートも活用し、スタッフがシステムに慣れるまでの期間をサポートする体制を整えましょう。導入後のサポート体制が不十分
**失敗事例**: システム導入後にトラブルが発生したり、操作方法で不明な点があった際に、ベンダーのサポート窓口が繋がりにくかったり、対応が遅かったりして、業務が滞ってしまった。 **対策**: ベンダーのサポート体制について、契約前に詳細を確認しましょう。サポートの対応時間、対応範囲、連絡手段（電話、メール、チャットなど）、緊急時の対応フローなどを具体的に把握しておくことが重要です。導入後の運用をスムーズに進めるためには、信頼できるサポート体制が不可欠です。費用対効果が見合わない
**失敗事例**: 高額なシステムを導入したが、期待したほどの業務効率化や患者満足度向上に繋がらず、導入コストに見合う効果が得られなかった。 **対策**: 導入前に、具体的な目標設定と効果測定の指標を定めましょう。例えば、「受付待ち時間を〇分短縮する」「無断キャンセル率を〇%削減する」などです。複数のシステムを比較検討し、費用だけでなく、貴院の課題解決に最も適した機能とサポートを提供してくれるシステムを選ぶことが重要です。無料デモや資料請求を通じて、事前に十分な情報収集を行いましょう。セキュリティ対策の甘さ
**失敗事例**: 導入したシステムに脆弱性があり、患者の個人情報が漏洩するリスクに直面した、または実際に漏洩が発生してしまった。 **対策**: 患者の機密情報を扱うため、セキュリティは最優先事項です。ベンダーがどのようなセキュリティ対策（データの暗号化、アクセス制御、バックアップ体制、災害対策など）を講じているか、プライバシーマークやISMSなどの認証を取得しているかを確認しましょう。クラウド型の場合は、データセンターの所在地やセキュリティ基準も確認することが大切です。
FAQ
Q1: 患者管理システム導入のメリットは何ですか？
A1: 患者管理システムを導入することで、受付業務の効率化、患者の待ち時間短縮、予約管理の最適化、WEB問診による事前情報収集、自動精算機による会計業務の迅速化などが期待できます。これにより、医療スタッフの負担軽減、患者満足度の向上、そして経営効率の改善に繋がります。Q2: 予約システムとWEB問診システムはどちらを優先すべきですか？
A2: どちらを優先するかは、貴院の現在の課題によって異なります。患者の待ち時間短縮や、電話対応の負担軽減が主な課題であれば予約システムが有効です。一方、問診票記入の手間削減や、事前に患者情報を詳細に把握して診療の質を高めたい場合はWEB問診システムが優先されるでしょう。多くの場合、両システムを連携させることで、より高い効果が得られます。Q3: クラウド型とオンプレミス型、どちらが良いですか？
A3: クラウド型は初期費用を抑えやすく、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能です。システムのメンテナンスやセキュリティ対策はベンダーが行うため、運用負担が少ない点がメリットです。一方、オンプレミス型は自院でサーバーを管理するため、カスタマイズ性が高く、インターネット環境に依存しない安定性があります。しかし、初期費用や運用コストが高くなる傾向があります。多くの医療機関では、導入・運用が比較的容易なクラウド型SaaSが選ばれる傾向にあります。Q4: 電子カルテとの連携は必須ですか？
A4: 必須ではありませんが、電子カルテと患者管理システムを連携させることで、業務効率は大きく向上します。予約情報やWEB問診で得られた患者情報が自動的に電子カルテに反映されるため、手入力の手間が省け、情報の整合性が保たれます。これにより、診療準備の迅速化や医療ミスのリスク低減にも繋がります。Q5: 導入にかかる費用はどのくらいですか？
A5: 導入費用は、システムの機能範囲、提供形態（クラウド型かオンプレミス型か）、ベンダー、契約プランによって大きく異なります。初期費用が数万円から数十万円、月額利用料が数千円から数万円のクラウド型SaaSが多い傾向にあります。自動精算機などの機器導入を伴う場合は、別途ハードウェア費用が発生します。複数のベンダーから見積もりを取り、比較検討することをおすすめします。Q6: 補助金は利用できますか？
A6: はい、医療機関がITシステムを導入する際に利用できる補助金制度が存在する場合があります。例えば、IT導入補助金や、地域医療連携推進法人向けの補助金などです。ただし、補助金の種類や要件は年度によって変動し、特定のシステムやサービスに限定されることもあります。最新の情報は、経済産業省や厚生労働省のウェブサイト、または各補助金事務局の公式サイトでかならずご確認ください。Q7: 患者の個人情報保護は大丈夫ですか？
A7: 患者の個人情報保護は、システム選定において最も重要な要素の一つです。導入を検討するシステムが、医療情報システムの安全管理に関するガイドラインに準拠しているか、データの暗号化、アクセス制限、バックアップ体制、災害対策などのセキュリティ対策が十分に講じられているかを確認しましょう。ベンダーのプライバシーポリシーや情報セキュリティに関する認証取得状況も確認すると良いでしょう。Q8: デモや無料トライアルはありますか？
A8: 多くの患者管理システムベンダーは、導入検討者向けにデモや無料トライアルを提供しています。実際にシステムを操作し、貴院の業務フローに適合するか、スタッフが使いやすいかなどを確認する良い機会です。積極的に活用し、複数システムの比較検討に役立てることを推奨します。Q9: 導入後のサポートはどのようなものがありますか？
A9: 導入後のサポート内容はベンダーによって異なりますが、一般的には、システム操作に関する電話・メールサポート、オンラインヘルプ、システム障害時の対応、定期的なシステムアップデートなどが提供されます。契約前に、サポートの対応時間、範囲、緊急時の連絡体制などを詳細に確認しておくことが重要です。Q10: 小規模クリニックでも導入メリットはありますか？
A10: はい、小規模クリニックでも患者管理システム導入のメリットは大きいです。限られた人員で多くの患者に対応する必要があるため、予約システムやWEB問診、自動精算機などを活用することで、受付業務の効率化、スタッフの負担軽減、患者満足度向上に繋がります。特にクラウド型SaaSは初期費用を抑えやすく、小規模クリニックにも導入しやすい選択肢です。Q11: 自動精算機はどの程度の規模から有効ですか？
A11: 自動精算機は、会計業務の混雑緩和やスタッフの負担軽減に貢献するため、患者数が比較的多いクリニックや病院で特に有効です。具体的な患者数の目安はありませんが、会計待ちの列が頻繁に発生する場合や、受付スタッフが会計業務に多くの時間を割かれていると感じる場合は、導入を検討する価値があるでしょう。キャッシュレス決済の普及も、自動精算機の有効性を高めています。Q12: リマインダー機能の具体的な効果は何ですか？
A12: リマインダー機能は、患者の予約忘れや無断キャンセルを大幅に削減する効果があります。予約日前日に自動で通知（SMSやメール）を送ることで、患者は予約を再確認でき、医療機関は診療機会の損失を防ぐことができます。これにより、予約枠の有効活用と収益安定化に貢献します。Q13: 再診誘導システムはどのように活用するのですか？
A13: 再診誘導システムは、定期的な受診が必要な患者や、一定期間来院のない患者に対して、自動で受診を促すメッセージを送ることで活用します。例えば、慢性疾患の患者に定期検診のお知らせを送ったり、半年以上受診のない患者に再来院を促すメッセージを送ったりすることで、患者の健康管理をサポートしつつ、貴院の再診率向上に貢献します。Q14: 複数院展開している場合でも利用できますか？
A14: はい、複数院展開している医療法人でも利用可能な患者管理システムは多く存在します。特にクラウド型SaaSの場合、インターネット経由で複数の拠点からアクセス・管理できるため、各院の患者情報を一元的に把握しやすくなります。システムによっては、法人全体での患者データ分析や、共通の予約・問診システムの運用が可能です。導入を検討する際は、複数拠点での運用実績や機能についてベンダーに確認しましょう。Q15: 導入を検討する際の最初のステップは何ですか？
A15: 導入を検討する際の最初のステップは、貴院が現在抱えている課題を具体的に洗い出し、システム導入によって何を解決したいのか、どのような効果を期待するのかを明確にすることです。その上で、必要な機能や予算の目安を立て、複数のベンダーから資料請求やデモを通じて情報収集を開始することをおすすめします。👉 次に読むべき記事
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出典・参考情報
- 厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第6.0版」https://www.mhlw.go.jp/stf/shingi/0000516275_00006.html （参照日: 2024-04-28）
- 経済産業省「IT導入補助金2024」https://www.it-hojo.jp/ （参照日: 2024-04-28）
- 日本医師会「日医標準レセプトソフト（ORCA）」https://www.orca.med.or.jp/ （参照日: 2024-04-28）
- JAHIS（保健医療福祉情報システム工業会）https://www.jahis.jp/ （参照日: 2024-04-28）
-
MEDIS-DC（医療情報システム開発センター）「SS-MIX2」
公的出典・参考資料
- 厚労省「医療政策」：https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/kenkou_iryou/iryou/index.html
- 厚労省「電子カルテ・医療DX」：https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000061944.html
- 個人情報保護委員会「法令」：https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/
mitoru編集部の見解
予約・患者管理システムは、予約成功率だけでなく「ノーショー率」「LINE/Google連携の安定性」「キャンセルポリシー運用」を含めた総合運用設計が肝心です。導入前に既存ワークフローへの影響をあらかじめ試算してください。
